今回は、免許証や保険証などのカード類をコピーする時に便利でお得な機能をご紹介します。
使用枚数が多いという事もあり、今まで使用していた機種より分速31枚とスピードが速いカラー複合機MX-3111Fをリースにてご導入いただきました。
E様の会社では、免許証やパスポートなどの証明書の表裏をコピーする事が多いという事でしたので、便利でお得な「カードスキャン」という機能をお勧めしました。
例えば、免許証の表裏をコピーしようとすると、
【@】まず表面をコピー 【A】出てきた用紙を給紙トレイに戻す 【B】原稿台にセットしていた免許証を裏返す
【C】最後に裏面をコピー しますよね。
免許証のコピーをした事がある方はよく分かるかと思いますが、
まず【@】の時、左写真のように免許証をコピー機のガラス面に置くとき「だいだいこの辺りかな?」といった具合にガラス面中央よりちょっと上にセットし、
【A】の時、上下が逆さにならないように用紙の向きを考えながら、
【B】でさきほどの表面とかぶってしまわないように、左写真の少し下(赤い枠)あたりにセットしコピーします。
この時、上下が逆になってしまった!位置がずれてしまった!等の経験されている方もかなり多くいるかと思います。
免許証コピーで失敗を経験された方も多いのではないでしょうか?
カードスキャンという機能は、右写真ように、通常のコピーと同様、表面も裏面も同じ場所にセットし読み込むだけで、複合機が自動で位置調整をしコピーしてくれます。
免許証をガラス面にセットする際に考える必要もなく、最初の表面を読み込んだデータは複合機本体に一時的に記憶させるので、一度出てきた用紙をトレイに再度入れるなんて事もありません。
通常は表裏をコピーしようとすると2カウント分の料金がかかりますが、この機能を使うと1カウントで済みます。
免許証や証明書、保険証などカード類をよくコピーされる会社様・医療関係では非常に便利でお得な機能です。
また、今回は名刺管理についてもご提案。
複合機と名刺管理ソフトを連動させ、名刺をデータで管理できます。
当社でも使っていて、現在1,000枚以上データで管理していますが、
住所や電話番号など一発で検索できるので非常に重宝してます。
名刺の管理は多くなってくると結構大変なので、営業職にとっては非常に有難いです。